为确保行专会的顺利进行，商贸发展中心高度重视，提前部署，积极做好会议前期文印材料准备工作。
为更好地落实各项工作，教材管理部先期召开专项工作布置会，安排专人校对会议资料，设计代表证，制作荣誉证书、引导牌等。并要求相关负责人一要把握会议新情况、注意新变化，会议准备材料要根据变化的新情况及时更新信息、跟进工作，确保会议文印服务保障到位。二要倒排时间、协调推进，对照日程安排，进一步明确任务、把握时限，集中人员、时间、精力，保证修改，校对，制版、印刷、装订进度上协调一致、同步推进，防止延误和“慢半拍”现象。文印各项筹备工作层层落实、责任到人，为行专会顺利进行奠定了基础。
