第一章 总则

第一条为了加强集团会计档案管理，统一会计档案管理制度，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》以及《中华人民共和国会计档案管理办法》的规定，制定本办法。

第二条集团会计档案归口集团办公室和财务与资产管理部共同管理。财务与资产管理部负责会计档案的立卷、归档、保管（移交集团办公室前）、查阅、协助销毁等项工作。保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。

第三条财务与资产管理部须指定专人负责会计档案的日常管理，明确会计档案管理岗位的职责，建立健全会计档案的内部控制制度。保证会计档案管理必要的经费和设施（包括必要的存放地点、存放设施）。

第二章 会计档案的保管

第四条会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映集团业务的重要史料和证据，属于集团的重要经济档案。具体包括：

（一）会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。（二）会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账

簿、其他会计账簿。

（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

（四）其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册以及保存在存储介质上的电子会计档案。

第五条财务与资产管理部须建立严格、合理、科学的会计凭证传递程序，健全各类账簿的记录和保管要求，统一各类财务报告的格式和编报时间，保证会计档案的完整、及时、规范。

第六条会计档案的装订

（一）每年形成的会计档案，应当由财务与资产管理部按照归档要求、负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。

（二）电子会计档案应当打印纸质会计资料，装订，归档交会计档案管理员统一保管，存储介质由系统管理员保管。

（三）每月根据记账凭证的数量定期及时进行整理，装订成册，防止记账凭证散乱和遗失。要求每册厚薄基本均匀。厚度以3公分为宜。作为档案的记账凭证应按照规定的内容填制齐全，制证人员、复核人员、出纳人员应在办理完制证、复核或收付款手续后在凭证上签名或盖章。

（四）电子会计档案，应当打印纸质会计资料，在年度终了统一装订，装订成册。

（五）各类财务报表应区分财务报告的性质按照月、年度保存。作为会计档案的各类财务报告应加盖财务负责人或会计主管人员签章及填报或者编制人的签章。

（六）报税资料、银行对账单等其他应当保存的会计核算专业资料，应按时间顺序，分类装订成册。

（七）装订成册的案卷封面应逐项按规定填写清楚，标题要简明、确切地反映卷内材料的内容和名称，注明所属会计年度，起止日期。内页按顺序逐一编号，封面须用钢笔书写，禁止使用圆珠笔、铅笔。其中，记账凭证须加盖财务负责人或会计主管人员的签章。

第七条 会计档案管理员须建立备查簿，用以记载案卷内材料的缺损、修复、补充、移出、损毁等需要说明的情况。同时要做好会计档案的安全、防火、防盗、防霉、防蛀等工作，确保会计档案的安全和完整无缺。

第八条为方便会计档案的查阅和利用，财务与资产管理部当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由各会计编制档案移交清册并将档案移交财务与资产管理部会计档案管理员保管一年。期满后，由会计档案管理员编制移交清册，交集团办公室统一保管。

第九条会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为10年、30年。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。

第三章 会计档案的使用

第十条 会计档案（包括电子会计档案）原则上不得借出。如有需要，经财务与资产管理部批准，可办理相应手续进行查阅或者复制。已移交集团办公室的会计档案，财务与资产管理部以外人员需填写《财务档案查阅申请表》，经财务与资产管理部批准方可查阅。校外单位查阅会计档案，需有正式介绍信，经财务与资产管理部负责人批准，在财务与资产管理部人员陪同下方可查阅。借阅会计档案的人员严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

第十一条 已经立卷归档的会计档案，任何人不得私自拆封或抽换。尚未移交给集团办公室的会计档案，确需拆封重新整理的，报财务与资产管理部批准后，由财务与资产管理部派人监督办理；已移交给集团办公室保管的会计档案，原则上应保持原卷宗的封装，个别需要拆封重新整理的，集团办公室应当会同财务与资产管理部和经办人员共同拆封整理。

第四章 会计档案的销毁

第十二条 集团办公室、财务与资产管理部应定期对会计档案进行清理和鉴定。保管期满但尚未结清的债权债务原始凭证、记账凭证和涉及到其他未了事项的原始凭证、记账凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止，单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。对保管期满并经过鉴定，已无保存价值的会计档案应当按照规定程序及时销毁。

第十三条销毁程序如下：

（一）由集团办公室会同财务与资产管理部提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

（二）由集团办公室和财务与资产管理部档案管理人员及负责人在销毁清册上共同签署意见，并报总经理签署意见。

（三）销毁档案时，应当由学校审计、集团纪委、集团办公室、财务与资产管理部共同派员监销。监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告总经理。

第五章 附则

第十四条本办法自发布之日起施行，由财务与资产管理部负责解释。原《浙江农林大学后勤集团会计档案管理办法》同时废止。